Виды документов ч.2

vddoc Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

Оглавление

Нормативных
Юридических
Распорядительных
Финансовых
Исполнительных
Платежных
Кадровых

Нормативных

Согласно СНиП 10.01-94 нормативные документы РФ разделяются на три группы:

федеральные
субъектов федерации
производственно-отраслевые

Федеральные документы включают четыре вида нормативов:

СНиП — строительные нормы и правила Российской Федерации
ГОСТ Р — государственные стандарты России в области строительства
СП — свод правил по проектированию и строительству
РДС — руководящие документы системы

Нормативные документы субъектов федерации включают один вид документа:

ТСН — территориальные строительные нормы

Производственно-отраслевые документы включают:

СТП — стандарт производства
СТО — стандарт объединения

В современном понимании строительные нормы и правила СНиП становится сводом только обязательных требований, но при этом все главы СНиПа должны утратить свою прежнюю конкретность и определять только «цели, которые должны быть достигнуты и принципы, которыми необходимо руководствоваться». В связи с этим будет проводиться постепенная переработка всех действующих глав СНиПа, которые не соответствуют данным усло¬виям (содержат, например, подробные изложения методов расчета, справочные данные и т.д.). Несмотря на свое название, не соответствующее терминологии Международных документов ИСО/МЭК, СНиП по своему новому содержанию и назначению полностью соответствует понятию технического регламента ИСО/МЭК. По этой причине в РФ не планируется разработка специального «строительного регламента», ибо СНиП уже является таким регламентом. При переводе на другие языки (в первую очередь английский) СНиП будет перево¬диться как «строительный регламент» (building regulation).

Своды правил по проектированию и строительству устанавливают только рекомендуемые положения в развитие и обеспечение обязательных требований строительных норм и правил. Своды правил должны содержать необходимые расчетные формулы, таблицы, справочные данные, которые ранее приводились в СНиПе и ГОСТах в основном как обязательные положения (т.е. использование других формул или таблиц считалось нарушениями этих нормативов).

Государственные стандарты РФ устанавливают обязательные и ре¬комендуемые положения, определяющие конкретные параметры и характеристики частей зданий и сооружений, строительных изделий и материалов. Они обозначаются — «ГОСТ Р» («ГОСТ» без буквы «Р» обозначает межгосударственный стандарт СНГ).

Руководящие документы Системы (РДК) устанавливают обязательные и рекомендуемые организационно-методические процедуры по разработке и последующему применению нормативных документов. Иными словами они указывают детали того, как нужно подготавливать нормативные документы, как их апробировать, утверждать (принимать) и как затем применять. По классификации СНиП 10.01-94 и стандарты, и нормы, и правила являются нормативными документами, т.е. широко употребляемое выражение «нормы и стандарты» становится устаревшим.

Территориальные строительные нормы ТСН — устанавливают обяза¬тельные и рекомендуемые положения по строительству, проектированию или изысканиям в конкретном регионе (например, в Республике Башкортостан, в Тюменской области и т.д.). Обязательные требования ТСН имеют законодательную силу только для тех регионов, которые их приняли (если они не дублируют обязательные требования федеральных документов).

Стандарты предприятий (СТП) и объединений (СТО) устанавливают положения по организации и технологии производства, в основном обязательные для конкретного предприятия или объединения.

Какая существует классификация документов.

Организационно правовые документы по ссылке.

Классификация управленческих документов http://delo-up.ru/osn/klassifikatsiya-dokumentov.html#t4.

Юридических

Юридические документы опосредуют все стадии правового регулирования (правотворчество, действие норм права, их реализацию, возложение юридической ответственности). Проводя их классификацию (схемы 1, 2), лучше ориентироваться на указанные выше стадии правового регулирования.

Юридические документы делятся на четыре вида:

Нормативные документы. Их особенность состоит в том, что они содержат нормы права. На современном этапе нормативные акты являются ведущей формой права. Понятно, что среди юридических документов они занимают главенствующее положение: содержат своего рода программу поведения субъектов права (см. схему 1);

Интерпретационные акты (или акты толкования). Не всегда опосредуют принятие юридических действий. Их необходимость становится очевидной в сложных правовых ситуациях, хотя мысленно толкование (уяснение норм права) производится практически всегда;

Документы, фиксирующие юридические факты. Их особенность состоит в том, что они регистрируют различные фактические обстоятельства независимо от их использования в конкретных правонарушениях (фиксация стажа, возраста и т. п.). Они очень многочисленны и, в свою очередь, могут быть разделены на группы:

фиксирующие правовой статус субъектов (паспорт, свидетельство о браке, усыновлении, военный билет, документы об образовании, различного рода удостоверения и др.);

фиксирующие правовой режим объектов (технический паспорт автомашины, счет в сберегательном банке, сберегательная книжка, свидетельство о праве собственности на недвижимость, ценные бумаги и проч.);

фиксирующие акты-события (свидетельство о рождении) или акты-действия (акт о нахождении на работе в нетрезвом состоянии);

Документы, содержащие решения индивидуального характера. Их особенность заключается в том, что они влекут правовые последствия в отношении конкретных лиц. В них находит отражение воля конкретных людей, напраапенная на установление, изменение или прекращение субъективных прав и юридических обязанностей. Их можно разделить на две группы:

правореализационные документы. Речь идет об индивидуальных актах, в которых фиксируются волеизъявления или собственные решения субъектов права (договоры, доверенности, приказы руководителей организаций, расписки, жалобы, заявления ит. п.);

правоприменительные документы. Имеют властный и (для лиц, которым они адресованы) обязательный характер. Навязывать волю субъектам права могут государственные органы, обладающие определенной компетенцией. Эти документы различаются в зависимости от видов государственных органов, их издающих: документы исполнительных органов власти (распоряжения Правительства РФ, приказы министров, руководителей федеральных служб и федеральных агентств, администраций субъектов РФ, их отделов и управлений и т. п.); документы правоохранительных органов, фиксирующие процессуальные действия, осуществляемые при расследовании и рассмотрении юридических дел (решения, приговоры, постановления, определения, заключения и др.).

Распорядительных

С точки зрения сферы их действия распорядительные документы подразделяются:

документы, действующие на федеральном уровне, — правовые акты, издаваемые Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации;

правовые акты, действующие на федеральном уровне, создаваемые федеральными органами исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации;

распорядительные документы, действующие в рамках отдельной организации, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

Решение — это правовой акт коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут издаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, общественными организациями по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Распоряжение — акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего и конкретного характера длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.
Как правило, распоряжение представляет собой способ доведения до исполнителей оперативных вопросов, имеет ограниченный срок действия и касается ограниченного круга должностных лиц.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положений, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции.

Распорядительные документы — постановления, распоряжения, приказы, решения и др., относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000) оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт является базовым актом, оговаривающим состав, схемы расположения и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков документов с воспроизведением Государственного герба РФ.

Порядок подготовки и оформления распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти конкретизируется Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76) и соответствующими Инструкциями по делопроизводству.

Финансовых

Каждое изменение финансового состояния предприятия должно быть отражено в финансовых документах. В них отражается финансовая деятельность предприятия на планируемый и отчетный периоды.

Обоснованность управленческих решений базируется на финансовых (бухгалтерских отчетах). Цель бухгалтерских отчетов – предоставить объективную и необходимую информацию разным группам пользователей, таких как менеджеры, вкладчики капитала, кредиторы, налоговые службы, профсоюзы.

Результаты финансового управления (менеджмента) представляют в финансовом отчете.

Основными отчетными финансовыми документами предприятия являются:

1. Баланс (баланс активов и пассивов).

2. Сводный отчет о прибылях и убытках (счет прибылей и убытков).

3. Отчет о фондах и их использовании.

4. Счет финансирования.

Финансовая отчетность является основой определения платежеспособности и прибыльности.

Основу финансового отчета составляет балансовый отчет – свод цифровых данных бухгалтерского учета о финансовом положении предприятия на определенную календарную дату.

Баланс показывает финансовое положение предприятия на определенный, как правило, последний, день месяца, квартала, года. Баланс состоит из двух частей: в левой указываются активы, в правой – пассивы. В активе показаны средства, которыми располагает предприятие (производственные запасы, товары, основной капитал, дебиторская задолженность). В пассиве показаны источники средств, т.е. кредиторская задолженность предприятия и собственный (акционерный) капитал. В собственном (акционерном) капитале указывается сумма, подлежащая распределению между держателями акций в случае ликвидации предприятия на дату составления баланса. Обе части баланса всегда уравновешены, т.е. сбалансированы.

Исполнительных

Федеральный закон «Об исполнительном производстве» содержит перечень видов исполнительных документов, которые могут быть направлены судебному приставу-исполнителю для возбуждения исполнительного производства, к ним относятся:

исполнительные листы, выдаваемые судами общей юрисдикции и арбитражными судами на основании принимаемых ими судебных актов;

судебные приказы;

нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов или их нотариально удостоверенные копии;

удостоверения, выдаваемые комиссиями по трудовым спорам;

акты органов, осуществляющих контрольные функции, о взыскании денежных средств с приложением документов, содержащих отметки банков или иных кредитных организаций, в которых открыты расчетные и иные счета должника, о полном или частичном неисполнении требований указанных органов в связи с отсутствием на счетах должника денежных средств, достаточных для удовлетворения этих требований;

судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях;

постановления судебного пристава-исполнителя;

акты других органов в случаях, предусмотренных федеральным законом;

исполнительная надпись нотариуса при наличии соглашения о внесудебном порядке обращения взыскания на заложенное имущество, заключенного в виде отдельного договора или включенного в договор о залоге.

Платежных

Платежи — одна из обширных тем при заключении сделок и ведении бизнеса вообще. К платежным документам относятся: проформа инвойсы, инвойсы, счета, платежи по счетам. Сам процесс платежа, т.е. оплаты также не так-то прост, особенно если это международная сделка.

К тому же покупатель может попросить отсрочку платежа, или самовольно задерживать оплату.

Давайте для начала рассмотрим документы, которые связанны с осуществлением платежей.

Платежные документы, платежи:

Аванс (Advance payment/advance) – т.е. предоплата. Не путать с задатком (хоть во многом похожи)!

Аванс – некоторая сумма/ценность при взаимных обязательствах «должника» и «кредитора». Эта сумма передается «должником» ДО начала исполнения обязательств «кредитором». Несмотря на то, что сумма передается, до начала исполнения обязательств со стороны «кредитора», она не является показателем заключения договора, вернее того, что кредитор обязан выполнить договоренность. Если кредитор не исполняет свои обязательства – аванс просто возвращается в полном размере, никаких штрафных санкций нет.

В общем, аванс – любой платеж, предварительно оплаченный покупателем/заказчиком за будущее получение товара/услуг. Как правило, сумма аванса составляет 10-40% от общей суммы, но бывают и исключения.

Вексель (Promissory note) – документ, в котором указывается, что вы берете на себя финансовые обязательства, т.е обязуетесь кому-то оплатить определенную сумму до какого-то числа; другими словами это что-то вроде долговой расписки (debt/IOU – I Owe You). Вексель может быть ордерным (на предъявителя – называется «ависто») или именным.

Документарный аккредитив (Documentary Credits) – обязательство произвести в течение определенного срока оплату. Этот документ дает продавцу такую же гарантию, как предоплата. Обычно этот вид обязательств используют в следующем случае: две стороны заключили договор (поставщик/покупатель), но они хорошо не знают друг друга и хотят подстраховаться: поставщик боится отдать товар бесплатно, покупатель боится заплатить за «ничто». Тогда покупатель обращается в банк выпустить для него аккредитив, т.е. банк ручается за него, за то, что оплата будет осуществлена, но эта оплата будет осуществлена, когда точно будет известно, что товар отправлен. Точные условия документарного аккредитива указываются в договоре купли-продажи.

Задаток (Down payment) – предоплата, служащая подтверждением исполнения обязательств, как со стороны покупателя/заказчика, так и со стороны продавца. То есть эта денежная сумма, которая передается в знак того, что стороны заключили договор и обязуются исполнить свои обязанности. Если по каким-либо причинам сделка сорвалась со стороны покупателя/заказчика – деньги не возвращаются, если со стороны продавца – деньги возвращаются заказчику/покупателю в двойном размере. В договоре обязательно необходимо прописывать, что данная сумма является задатком, в противном случае эта сумма автоматически становится авансом (см.выше определение аванса).

Инвойс, про-форма инвойс (Invoice, pro-forma invoice) – подробнее можно узнать ЗДЕСЬ.

Инкассо (Collection, Encashment) – банковская процедура (операция), когда покупатель/заказчик переводит деньги на счет продавца, а сам банк за это берет определенные комиссионные.

Международные тратты (International drafts) – один из видов расчетных документов, как правило он выписывается банком и адресовано плательщику (трассату) оплатить определенную сумму в конкретный срок третьему лицу (ремитенту); иногда ремитентом является и сам банк. Когда трастам подписывает полученный тратты – документ вступает в силу и подлежит оплате. Этот вид документа требует предельной точности, т.к. обладает жесткими требованиями к составлению. Отсутствие одного из них (несоответствие одному из требований) может привести к потери юридической силы. Этим обязательным требованием является наличие следующей информации:

наименование тратты;

наименование плательщика;

распоряжение о платеже;

точная дата оплаты (требование);

указание места совершения платежа;

наименование получателя;

место и дата составления документа;

подпись плательщика.

Отчет о состоянии счета (Statement) – документ, который обычно предоставляет партнер, на чье им открыта кредитная линия. Высылается он обычно ежемесячно, бывает и ежеквартально, и делается это для того, чтобы проверить баланс: кто кому сколько должен; включается информация по всем транзакциям.

Платежное поручение (A money order) – это документ, в котором вы просите, обслуживающий вас банк, перевести с вашего счета энную сумму на какой-то счет за какие-то услуги.

Кадровых

По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

заявление о приеме на работу;

контракт о назначении на должность;

приказ о приеме на работу;

протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

заявление о переводе на другую работу;

представление о переводе на другую работу;

приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

заявление об увольнении;

приказ об увольнении;

протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

график отпусков;

заявление о предоставлении отпуска;

приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

представление о поощрении;

приказ о поощрении;

протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.